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Dematerializzazione

 E’ noto che i processi di gestione cartacea dei documenti sono caratterizzati dal fatto di essere costosi, dall’avere un forte impatto ambientale, dalla mancanza di trasparenza, dalla difficile condivisione e archiviazione, dai tempi di ricerca elevati, facilità di errori, smarrimenti,etc…
Con il termine dematerializzazione si vuole indicare pertanto, il progressivo incremento della “gestione documentale informatizzata” all’interno della Pubblica Amministrazione e poi la sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico (il Codice della Amministrazione Digitale -D.Lgs 7 marzo 2005, n.82- definisce il documento informatico come:“la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”). 
In questo senso il concetto di “dematerializzazione” si può considerare come l’estensione alla P.A. della generale tendenza all’uso degli strumenti ICT per il trattamento automatizzato dell’informazione.
Gli obiettivi della dematerializzazione sono due:

  • da una parte adottare criteri per evitare o ridurre in maniera significativa la creazione di nuovi documenti cartacei
  • dall’altra eliminare i documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi, sostituendoli con opportune registrazioni informatiche e scartando la documentazione non soggetta a tutela per il suo interesse storico-culturale.

Alla dematerializzazione pura si devo poi associare quegli strumenti atti a  garantire l’autenticità dei documenti e l’adozione di sistemi di classificazione univoci e dettagliati che includano procedure per la conservazione e la selezione dei documenti.

Conservazione sostitutiva

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La conservazione sostitutiva dei documenti cartacei è quel processo di memorizzazione digitale del documento stesso che gli attribuisce valore legale.
Il nuovo file digitale deve essere infatti ‘bloccato’ da una marca temporale che ne certifichi la data dell’operazione e una firma digitale che identifichi l’autore del documento allo scopo di attribuire al nuovo sostituto l’immodificabilità, la paternità e la temporalità dell’originale cartaceo.
Nella P.A., il documento viene vagliato da un responsabile autorizzato e munito di dispositivo di firma digitale; i privati invece dovranno avvalersi di un notaio, o altro pubblico ufficiale autorizzato, che certifichi la conformità con l’originale del documento sottoposto a processo di dematerializzazione.
La copia digitale, prodotta secondo la procedura sopra definita, acquisirà a tutti gli effetti valore legale e sostituirà appieno il vecchio documento cartaceo, ragion per cui non sarà più necessario conservare il documento cartaceo nativo se non per pura discrezione dell’utente legato magari ad esso da un valore storico-affettivo-culturale.
Scopo della conservazione sostitutiva è l’ottimizzazione dell’attività aziendale in termini di tempi e costi(carta, faldoni, archivi fisici etc).
Ragion per cui la sola de materializzazione e/o conservazione sostitutiva da sola non basta se ad essa non si integra un sistema di ottimizzazione del workflow documentale.
Ed è proprio a supporto di questa esigenza che si inserisce il software ScannerVision®
ScannerVision® ora è una soluzione middleware di acquisizione avanzata dei documenti che è
facile, conveniente e sicura per implementare un workflow documentale snello nella gestione dei processi aziendali.
Con ScannerVision®, gli utenti saranno in  grado non solo di archiviare, recuperare e utilizzare le
informazioni con molta più facilità rispetto al passato ma soprattutto di ridurre i tempi di ricerca di
documenti o informazioni importanti.
Nel corso degli ultimi 10 anni  ScannerVision® ha aiutato migliaia di organizzazioni a  sperimentare
significativi risparmi sui costi e a migliorare l'efficienza operativa.
Il software  offre a tutte le aziende ed enti governativi  la possibilità di estendere l'utilizzo della 
loro multifunzione da  ufficio  sfruttando gli investimenti in infrastrutture di rete aziendale.
La nostra filosofia aziendale è  basata sulla facilità d'uso, sulla gestibilità, affidabilità e flessibilità
ma soprattutto sulla semplicità.
Chi necessita di  scansione ed instradamento  automatico dei documenti no può fare a meno di 
ScannerVision®, soluzione adatta alle esigenze più disparate e soprattutto a tutti i flussi  di lavoro
anche più complessi.

Archiviazione documentale
L’esigenza attuale di ogni azienda è quella di gestire documenti di tipologia(cartacei, digitali, elettronici firmati digitalmente etc.) e origine diversi che hanno bisogno di essere archiviati secondo la loro natura attraverso, dove possibile,  un sistema ben organizzato e funzionale
Sarebbe comunque preferibile scegliere un'unica modalità di tenuta dei documenti, per agevolarne la gestione e migliorare l'efficienza aziendale.
Tutti i documenti, siano anche di natura cartacea, possono essere tenuti e conservati in modalità elettronica. Questo consente di conseguire importanti vantaggi in termini di spazio e costi.
Archiviazione documentale:
•          i documenti cartacei diventano elettronici
•          i documenti elettronici si conservano nel loro formato nativo

Gestione archivi fisici
Lo spazio in ufficio è ridotto e spendi annualmente grosse cifre in pulizie per scongiurare il  deterioramento che il tempo opera su qualsivoglia documento cartaceo che ha necessità di preservarsi integro?
Per prima cosa fai un investimento che ti tornerà utile nel futuro ovvero la dematerializzazione, sia essa semplice o a norma, e nel caso in cui volessi conservare comuque i tuoi documenti cartacei noi mettiamo a tua disposizione i nostri depositi altamente sicuri, controllati e protetti da eventuali intemperie o calamità di altro tipo.
Noi effettuiamo un servizio completo di deposito, custodia e gestione dei tuoi documenti, tu dovrai semplicemente spendere una cifra irrisoria per lo spazio occupato e potrai consultare il tuo archivio ogni qual volta vorrai.
Il tuo ufficio acquisterà respiro, potrai usufruire di spazi più ampi  da utilizzare, chissà, magari anche come zona relax!!!

Instradamento intelligente documenti OCR da MFP
Tramite l’ applicazione “server based” AutoStore 6.0  è possibile catturare ed elaborare i documenti cartacei e le  informazioni aziendali e instradarli verso le applicazioni aziendali, strutturando i relativi processi e garantendo piena sicurezza all patrimonio informativo gestito.
La sua soluzione modulare e versatile  risponde a necessità di aziende di qualsiasi dimensione, le quali desiderano strutturare e automatizzare i processi documentali, evitando errori e aggravi di costi dovuti al lavoro manuale e flussi documentali destrutturati.
Autostore non è una soluzione invasiva ma si integra con l’infrastruttura esistente catturando le informazioni dai sistemi più disparati quali  multifunzione KYOCERA, e-mail, fax server, PC desktop, flussi di dati XML, e molte altre fonti.
Esso si avvale di una filosofia “user friendly” che abbina  il pannello touch screen del MPF ad un’interfaccia grafica creata dal  Process Designer atta a costruire a proprio piacimento i propri flussi documentali.
Process Designerè il core della soluzione AutoStore .
Esso utilizza semplici funzioni di “drag&drop” per progettare i propri flussi documentali in maniera modulare , senza alcun bisogno di  conoscenze di  programmazione,  integrandosi velocemente sul sistema Kyocera.
I flussi di lavoro seguono tre fasi principali:

  • CATTURA DELL'INFORMAZIONE
  • ELABORAZIONE DEI DATI
  • INSTRADAMENTO DEL DOCUMENTO

AutoStore, in collaborazione con il linguaggio di sviluppo KYOCERA HyPAS  realizza una potente interfaccia utente attraverso cui accedere ai flussi documentali strutturati in azienda, allo stesso tempo semplice da utilizzare e sicura.
Per l’operatore l’intero processo si traduce nella scelta del flusso documentale desiderato, selezionato dal relativo menù, direttamente dal pannello del multifunzione KYOCERA.
Le informazioni acquisite vengono poi elaborate in base al flusso di lavoro strutturato secondo le specifiche esigenze aziendali, nonché dipartimentali.
Inoltre, tutto viene ottimizzato infatti le immagini acquisite vengono rese più leggibili, il testo convertito in digitale, i codici a barre mono e bidimensionale vengono integrati nel documento digitale indicizzato.
Terminata l’elaborazione del flusso, l’informazione può essere distribuita, nonché condivisa su più destinazioni anche contemporaneamente.
La soluzione Autostore è indicata per quelle realtà aziendali Enterprise, le quali hanno la
necessità di gestire i workflow di scansioni in maniera strutturata e integrata all'interno
dell'infrastruttura IT sia da postazioni fisse che da mobile.
Il tutto con un semplice click su uno schermo touch screen.
Vantaggi:

  • acquisizione multi fonte
  • pannello touch screen “user friendly”
  • modularità del workflow documentale
  • automazione dei processi
  • protezione dei dati in ingresso e in uscita
  • indicizzazione automatica del documento
  • incremento dell’efficienza in confronto a una gestione manuale
  • eliminazione dei rischi di perdita o danneggiamento dei documenti mal riposti
  • riduzione dei costi di gestione
  • miglioramento qualità e fruibilità del documento

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Installazione
Lo staff tecnico di D.S.S. si prende cura dell’integrazione delle soluzioni all’interno dell’infrastruttura   attraverso interventi diretti presso l’utente finale; si effettuano infatti  installazioni su tutto il territorio italiano ed europeo, sia on site che da remoto.
Il servizio di installazione è fornito da personale altamente qualificato e certificato, che vanta una conoscenza approfondita in materia di soluzioni di stampa e di dispositivi,  orientato in primis alla soddisfazione delle richiestee delle necessità del Cliente.
In fase preliminare di analisi dell’offerta inoltre le installazioni prevedono  anche  personalizzazioni sviluppate ad hoc per ogni singolo progetto.
A installazione e configurazione ultimate, i nostri specialisti  restano a diposizione e supporto degli utenti per fornire un “training” base sulle funzionalità della soluzione appena integrata.

Sviluppo e personalizzazione
Esistono diverse soluzioni di stampa, spesso apparentemente simili, e molti sono i solution
integrator che operano sul mercato.
Ma ciò che contraddistingue la nostra azienda e la differenzia dalle altre è la possibilità di adattare
queste soluzioni alle  diverse realtà aziendali, con esigenze specifiche e un parco installato spesso
eterogeneo.
Poter contare su un  partner che sia brand-independent, abbia accesso ai kit di sviluppo dei
dispositivi e  possieda una conoscenza approfondita delle soluzioni, è sicuramente una garanzia.
Il nostro team di ricerca e sviluppo è in grado di customizzare le soluzioni su esigenza del  Cliente  
sviluppando soluzioni ad hoc.

Archiviazione verso N destinazioni Cloud o tramite Sharepoint per successiva condivisione DMS
Spesso uno dei problemi principali nel lavorare in team è che lo stesso documento va vagliato da ogni membro della squadra ed eventualmente modificato da ognuno che separatamente apporta le proprie modifiche strutturali e di contenuti.
Ragion per cui il documento sorgente , che subisce più modifiche contemporaneamente da N utenti diversi  che ,nella maggior parte dei casi, si trovano anche fisicamente lontani, tornerà al destinatario in N copie tutte diverse tra loro.
Sarà poi compito del mittente/destinatario finale riadeguarlo con le N modifiche.
Senza alcun dubbio ciò comporta un onere temporale significativo.
Ma a questo problema ovviamente c’è soluzione.
Tramite l’archiviazione in Cloud o tramite Sharepoint tutti potranno “contemporaneamente” accedere ed apportare  delle modifiche allo stesso documento eliminando del tutto la ridondanza della multi-copia multi-modificata.
Vantaggi:

  • Il lavoro che prima era sequenziale adesso può essere svolto in parallelo con un notevole risparmio in termini di tempo
  • Nel lavoro parallelo il tempo (quantificabile in ore/min/secondi o giorni) passa  da X  a  
  • Visualizzazione real-time delle modifiche altrui
  • Il documento rimane UNICO contro le N copie “diverse” della soluzione senza-Sharepoint/Cloud
  • Possibilità di consultazione del tuo documento in qualsiasi momento, da qualsiasi posizione( fissa o mobile) o da qualsiasi dispositivo, nella massima sicurezza (inserimento di  credenziali crittografate).

Infine, il  documento così lavorato  potrà essere indirizzato automaticamente a qualsiasi DMS aziendale,  che provvederà poi ad archiviarlo e a gestirlo secondo le proprie policies strutturali.